PAIA-Handleiding

1. Die privaat liggaam en sy Inligtingsbeampte

Naam

Jay Incorporated, wat as Jay Inc Prokureurs praktiseer

Hoof van die privaat liggaam

Peter Jay

Inligtingsbeampte

Peter Jay

Fisiese adres

Suite 4, 42 on Ingersol, Ingersolweg 42, Lynnwood Glen, Pretoria, 0081

Posadres

Posbus 35777, Menlopark, 0102

Telefoon

012 460 1500

Faks

012 460 1522

E-pos

peterjay@jayattorneys.com

Webwerf

www.jayattorneys.com

2. Die artikel 10-gids

Die Inligtingsreguleerder het ’n gids saamgestel, ingevolge artikel 10 van die Wet, wat inligting bevat wat redelikerwys benodig word deur ’n persoon wat ’n reg ingevolge die Wet wil uitoefen. Die gids is in elke amptelike taal beskikbaar.

Dit kan by die Inligtingsreguleerder verkry word:

Inligtingsreguleerder (Suid-Afrika)

JD House, Stiemensstraat 27, Braamfontein, Johannesburg, 2001

Pos

Posbus 31533, Braamfontein, Johannesburg, 2017

E-pos

PAIAComplaints@inforegulator.org.za

Algemene navrae

enquiries@inforegulator.org.za

Webwerf

inforegulator.org.za

3. Rekords beskikbaar sonder ’n versoek

Die firma het nie ’n kennisgewing ingevolge artikel 52(2) van die Wet gepubliseer wat kategorieë rekords lys wat outomaties sonder ’n versoek beskikbaar is nie.

Die volgende is egter vrylik op hierdie webwerf beskikbaar en verg geen versoek nie: die firma se kontakbesonderhede en kantoorure, beskrywings van die praktykareas waarin die firma optree, die profiele van sy direkteure, sy gepubliseerde mediarekord, hierdie handleiding, die firma se privaatheidsbeleid en sy webwerf-gebruiksvoorwaardes.

4. Kategorieë rekords wat gehou word

Die firma hou rekords in die volgende breë kategorieë. Om ’n kategorie hier te lys, beteken nie dat die rekords daarin toeganklik is nie — die meeste kliëntrekords is onderworpe aan professionele regsprivilegie en aan die verpligte gronde vir weiering in Hoofstuk 4 van die Wet.

• Kliënt- en saakrekords: opdragte, korrespondensie, pleitstukke, hofdokumente, opdragte aan advokate, opinies, advies en lêernotas.
• Finansiële rekords: trust- en besigheidsrekeningrekords, fakture, state, kwitansies en rekords gehou ingevolge die Wet op Regspraktyk 28 van 2014 en sy reëls.
• Statutêre en nakomingsrekords: rekords gehou ingevolge die Wet op die Finansiële Intelligensiesentrum 38 van 2001, insluitend kliëntidentifikasie- en verifikasierekords.
• Menslikehulpbronrekords: diensooreenkomste, personeellêers, betaalstaat- en verlofrekords.
• Korporatiewe rekords: die firma se stigtingsdokumente, besluite, versekering en professionele vrywaringsrekords.
• Belastingrekords: opgawes en stawende rekords gehou ingevolge die Wet op Belastingadministrasie 28 van 2011 en die Inkomstebelastingwet 58 van 1962.
• Verskaffer- en diensverskafferrekords: ooreenkomste en korrespondensie met die firma se eie diensverskaffers.
• Webwerfrekords: navrae wat deur die kontakvorm ingedien word, wat as e-pos ontvang en behou word.

5. Rekords gehou ingevolge ander wetgewing

Rekords word gehou ooreenkomstig, onder andere, die Wet op Regspraktyk 28 van 2014 en sy reëls; die trustrekeningvereistes vir prokureurs; die Wet op die Finansiële Intelligensiesentrum 38 van 2001; die Maatskappywet 71 van 2008; die Wet op Belastingadministrasie 28 van 2011; die Inkomstebelastingwet 58 van 1962; die Wet op Belasting op Toegevoegde Waarde 89 van 1991; die Wet op Basiese Diensvoorwaardes 75 van 1997; die Wet op Arbeidsverhoudinge 66 van 1995; die Werkloosheidsversekeringswet 63 van 2001; en die Wet op die Beskerming van Persoonlike Inligting 4 van 2013.

6. Hoe om toegang te versoek

’n Versoeker moet die vorm voltooi wat by regulasie voorgeskryf word en dit by die Inligtingsbeampte indien by die adres, faksnommer of e-posadres in paragraaf 1.

Die versoek moet voldoende besonderhede verskaf om die Inligtingsbeampte in staat te stel om die rekord en die versoeker te identifiseer, en om die vorm van toegang te bepaal. Waar die versoek in die openbare belang of vir die beskerming van ’n reg gemaak word, moet die versoeker die betrokke reg identifiseer en verduidelik waarom die rekord benodig word om dit uit te oefen of te beskerm.

Waar ’n versoeker weens ongeletterdheid of gestremdheid nie ’n skriftelike versoek kan rig nie, kan die versoek mondelings gemaak word en sal die Inligtingsbeampte dit op skrif stel en ’n afskrif aan die versoeker verskaf.

Die Inligtingsbeampte sal die versoek binne die tydperk wat die Wet voorskryf beslis en die versoeker skriftelik van die besluit in kennis stel, met redes waar toegang geweier word.

7. Fooie

Die Wet maak voorsiening vir ’n versoekfooi en, waar toegang toegestaan word, ’n toegangsfooi bereken ooreenkomstig die voorgeskrewe tarief. Fooie kan die koste van reproduksie, soek- en voorbereidingstyd, en posgeld waar van toepassing insluit.

Die huidige voorgeskrewe fooie word by regulasie bepaal en is onderhewig aan verandering. Die toepaslike bedrae sal skriftelik aan ’n versoeker bevestig word voordat toegang gegee word, en die Inligtingsbeampte kan ’n deposito vereis waar soek- en voorbereidingstyd na verwagting die voorgeskrewe drempel sal oorskry.

VERIFIEER — die firma moet óf die huidige voorgeskrewe bedrae hier meld óf voortgaan om versoekers na die huidige regulasies te verwys.

8. Gronde waarop toegang geweier mag of moet word

Toegang sal geweier word waar die Wet dit vereis. Die gronde in Hoofstuk 4 van die Wet sluit, opsommenderwys, in:

• Verpligte beskerming van die privaatheid van ’n derde party wat ’n natuurlike persoon is.
• Verpligte beskerming van die kommersiële inligting van ’n derde party, insluitend handelsgeheime.
• Verpligte beskerming van inligting wat in vertroue verskaf is, waar openbaarmaking ’n verbreking van ’n vertrouensplig sou uitmaak.
• Verpligte beskerming van die veiligheid van individue, en van eiendom.
• Verpligte beskerming van rekords wat geprivilegieerd is teen oorlegging in regsverrigtinge — wat baie dek van wat ’n prokureursfirma hou.
• Beskerming van die kommersiële aktiwiteite en navorsingsinligting van die privaat liggaam.
• Versoeke wat klaarblyklik beuselagtig of kwelsugtig is, of wat ’n wesenlike en onredelike afwending van hulpbronne sou behels.

9. Regsmiddele indien ’n versoek geweier word

Daar is geen interne appèl teen ’n besluit van die Inligtingsbeampte van ’n privaat liggaam nie.

’n Versoeker wat ontevrede is, kan ’n klagte by die Inligtingsreguleerder indien, of by ’n hof met jurisdiksie aansoek doen om gepaste regshulp, binne die tydperke waarvoor die Wet voorsiening maak.

10. Verwerking van persoonlike inligting (POPIA)

Die firma verwerk persoonlike inligting vir die doeleindes van die lewering van regsdienste, nakoming van sy statutêre en professionele verpligtinge, administrasie van sy praktyk, en indiensneming van personeel.

• Kategorieë datasubjekte: kliënte en voornemende kliënte; teenpartye en hul verteenwoordigers; getuies; werknemers en voornemende werknemers; verskaffers en diensverskaffers; en persone wat die firma deur hierdie webwerf kontak.
• Kategorieë persoonlike inligting: identifiserende en kontakbesonderhede; identiteits- en paspoortnommers; finansiële en bankbesonderhede; diensinligting; en, waar die saak dit vereis, spesiale persoonlike inligting insluitend kriminele gedrag, gesondheid en biometriese inligting.
• Ontvangers: advokate, korrespondentprokureurs, balju’s, howe en tribunale, deskundiges, reguleerders, inkomste- en wetstoepassingsowerhede waar vereis, en die firma se eie professionele adviseurs en diensverskaffers.
• Oorgrensoordragte: die firma dra nie roetineweg persoonlike inligting buite die Republiek oor nie, behalwe soos nodig in ’n bepaalde saak, of insidenteel deur e-pos- en gasheerinfrastruktuur. VERIFIEER — bevestig en meld die firma se gasheerposisie.
• Sekuriteitsmaatreëls: toegang tot lêers en stelsels is beperk tot persone wat dit benodig; die firma se persele is beveilig; elektroniese stelsels is met wagwoorde beskerm; en hierdie webwerf stuur oor ’n geënkripteerde verbinding en stoor geen inskrywings nie.
• Behoud: rekords word behou vir die tydperke wat deur die Wet op Regspraktyk en reëls, belasting- en maatskappywetgewing vereis word, en daarna vernietig.

11. Beskikbaarheid van hierdie handleiding

Hierdie handleiding is beskikbaar op hierdie webwerf, by die firma se kantore gedurende besigheidsure, en op versoek aan die Inligtingsbeampte. Dit sal opgedateer word soos nodig.